Verkauf im Hotel beginnt vor der Buchung – ein Rückblick auf unser Seminar

Am vergangenen Mittwoch durfte ich im Paulinenhof mit dem Team aus Rezeption, Reservierung und Tagungsverkauf einen intensiven Workshop zum Thema Verkauf durchführen. Im Mittelpunkt stand dabei nicht das klassische „Verkaufen“, sondern die Frage, wie aus Anfragen tatsächlich Buchungen werden – klar, persönlich und ohne Druck.

Schon zu Beginn wurde deutlich: Die meisten Teilnehmenden verfügen über viel Erfahrung und Fachwissen. Die Herausforderung liegt weniger im „Was“, sondern im „Wie“. Wie klar führen wir Gespräche? Wie persönlich formulieren wir E-Mails? Und an welcher Stelle verlieren wir im Prozess zwischen Anfrage und Buchung wertvolle Abschlüsse?

Verkauf im Hotel ist Beziehungsarbeit. Gäste treffen ihre Entscheidungen nicht allein auf Basis von Preisen oder Quadratmetern, sondern auf Grundlage von Vertrauen, Orientierung und dem Gefühl, gut begleitet zu sein. Deshalb gilt im Hotelalltag mehr denn je: Menschen buchen bei Menschen.

Im Seminar haben wir den gesamten Verkaufsprozess betrachtet – von der ersten Anfrage bis zur finalen Buchung. Besonders wichtig war dabei der bewusste Umgang mit telefonischen Anfragen. Am Telefon geht es zunächst darum, Klarheit zu schaffen. Erst wenn Datum und Kapazität bekannt sind, kann eine Verfügbarkeit seriös geprüft werden. Diese Struktur entlastet nicht nur das Team, sondern gibt auch dem Gast Sicherheit.

Im nächsten Schritt haben wir uns damit beschäftigt, warum es sinnvoll ist, telefonische Anfragen zusätzlich per E-Mail bestätigen zu lassen. Nicht aus bürokratischen Gründen, sondern um eine klare, schriftliche Grundlage zu schaffen. Eine kurze, freundlich formulierte Bitte reicht aus – und sorgt dafür, dass Angebote gezielt und verbindlich erstellt werden können.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Angebotsphase. Angebote informieren, doch sie entscheiden nicht über die Buchung. Entscheidend ist der persönliche Einstieg, der Bezug zum Anlass des Gastes und eine klare Orientierung, wie es weitergeht. Ein Angebot ist keine Preisliste, sondern eine Einladung zur Entscheidung.

Besonders intensiv haben wir über Optionen und das Nachfassen gesprochen. Viele Buchungen gehen verloren, weil Angebote versendet, aber nicht weiter begleitet werden. Dabei ist Nachfassen kein Drängeln, sondern Service. Ein kurzer Anruf oder eine Mail ein bis zwei Tage nach Angebotsversand signalisiert Interesse, Verlässlichkeit und Unterstützung bei der Entscheidungsfindung.

Auch das Thema Alternativtermine spielte eine wichtige Rolle. Gerade ruhigere Tage bieten großes Potenzial, wenn sie nicht als „günstiger“, sondern als „passender“ verkauft werden. Mehr Ruhe im Haus, mehr Flexibilität im Ablauf und ein attraktiverer Preis sind starke Argumente – wenn sie in der richtigen Reihenfolge kommuniziert werden.

Am Ende des Seminars stand die Erkenntnis, dass erfolgreicher Verkauf im Hotel vor allem eines braucht: Klarheit. Klarheit in der Sprache, im Prozess und in der eigenen Haltung. Nicht mehr Druck, sondern mehr Führung im Gespräch.

Der Workshop hat gezeigt, wie viel Potenzial bereits im Team vorhanden ist – und wie kleine Veränderungen in der Kommunikation einen großen Unterschied machen können. Denn Klarheit ist Service. Und Service führt zu Buchungen.